Инструкция: как контролировать дебиторскую задолженность

Сформируйте особые правила, которым будут руководствоваться сотрудники при работе с контрагентами. Это необходимо, чтобы не допустить роста дебиторской задолженности и ситуаций, когда долг признается безнадежным.

Разработайте и утвердите правила, опираясь на специфику вашей организации. Отдельных бланков для этого нет, поэтому оформить документ можете произвольно. В частности, включите в него следующие пункты:

• параметры проверки добросовестности и финансовой устойчивости потенциальных дебиторов;
• порядок определения кредитных рейтингов клиентов;
• методику расчета кредитных лимитов и периодов отсрочки платежей;
• условия предоставления скидок клиентам;
• форму (шаблон) договора;
• способы обеспечения оплаты покупателями по их обязательствам;
• порядок пересмотра условий сотрудничества с клиентами.

Проверка добросовестности. Прежде всего, необходимо установить своего рода фильтр, по которому сотрудники смогут отбирать контрагентов для проверки. Так, к примеру, критерием может быть объем выборки товаров, сумма сделки и т.д.

После определите, по каким документам и показателям будет проводиться оценка партнера, и какие источники информации при этом будут задействованы. Затем, исходя из полученных данных, сотрудники должны проанализировать, есть ли обоснованность производимых в связи с проверкой затрат. Например, если прибыль от сделки составит 5 руб., а себестоимость оценки контрагента – 6 руб., то такая сделка или проверка не целесообразна.

Кредитный рейтинг. Оценить вероятность того, что контрагент не заплатит, помогут специальные рейтинги. Так, в частности, всех партнеров можно классифицировать по степени риски — высокий, средний, низкий. Оформить показатели можно в цветовой гамме. При этом новые контрагенты – самые рискованные, но если на стадии сотрудничества они будут вовремя выполнять платежные обязательства, их можно перевести в зону менее рискованных (среднего риска). Но учитывайте, что когда у покупателя снижаются риски, их кредитный лимит и сроки отсрочки, как правило, должны увеличиваться. Если риск неплатежей со стороны клиента увеличивается — отсрочку не предоставляйте.

Лимиты и сроки отсрочки. Пропишите условия, при какой рейтинге организация предоставляет контрагенту отсрочку, и в какой сумме. К примеру, можно установить лимит в числовом значении — от 150 тыс. руб. или в зависимости от отгрузок и срока отсрочки. Но если партнера перевели из одного кредитного рейтинга в другой, то установите ему новый лимит по дебиторской задолженности.

Скидки. Не забывайте и о том, чтобы стимулировать контрагентов к погашению денежных обязательств. К примеру, разработайте привлекательную систему скидок, к примеру, за предоплату, долгосрочное сотрудничество и пр.

Форма договора. Разработайте свою форму договора с контрагентом, где укажите, какие пункты в нем являются неизменными и обязательными. Среди них, в частности, должны быть условия о сроке платежей, сроки подписания актов (товарных накладных), штрафы за несвоевременную оплату, правила их начисления, скидки и бонусы, кредитный лимит для предоставления отсрочки платежа. Причины и случаи сокращения кредитного лимита.

Способ обеспечения платежей. Предусмотрите способы, чтобы защитить компанию от роста дебиторской задолженности, и ее скорейшего ее погашения. Так, в правилах укажите, что сотрудники должны проверять способность контрагента предоставить имущество в залог, проверять его поручителей и конечно, запрашивать позицию относительно наличия налоговой оговорки в договоре.

Пересмотр условий. Если меняете условия сотрудничества с контрагентом, то установите правила, при которых это возможно. К примеру, если покупателю сократили кредитный лимит, потребуется подписать дополнительное соглашение об этом.